ご利用の手続き
１．お申し込み
受付日時
午前8時30分から午後5時まで(土曜日、日曜日、祝祭日及び休館日を除く)
※なお、12月28日～1月4日は休館日とさせていただきます。
受付開始日
| 利用形態 | 受付開始日 |
|---|---|
| Leo Esaki メインホール（大ホール）、中ホールを利用する国際会議 | 随時 |
| 多目的ホール、会議室を利用する国際会議 | 利用開始日の2年前の日から |
| Leo Esaki メインホール（大ホール）、中ホールを利用する会議等 | |
| 上記以外の場合 | 利用開始日の1年前の日から |
※お申し込みは、原則として利用開始日の7日前までにお願いします。
利用区分
| 利用区分 | 時間帯 | 利用区分 | 時間帯 |
|---|---|---|---|
| 午 前 | 9：00～12：00 | 午前・午後 | 9：00～17：00 |
| 午 後 | 13：00～17：00 | 午後・夜間 | 13：00～21：00 |
| 夜 間 | 18：00～21：00 | 全 日 | 9：00～21：00 |
※会場の準備・設営及び保管・片付けの時間は、利用時間内にお願いします。
※上記の利用区分を超える利用については、あらかじめご相談ください。
２．利用申請書の提出
ご連絡の後、利用申請書をお送りいたします。利用申請書に代表者の方のお名前や利用内容をご記入いただき、押印またはご署名のうえ催事に関する資料を添付して、速やかに利用申請書をご提出願います。
申請方法 |
持参、FAX、e-メールまたは、郵便でお送りください。 |
|---|---|
申請先 |
つくば国際会議場営業課（つくば国際会議場管理事務室内） |
３．利用承認書の交付
申請内容等を審査した後、利用承認書を交付いたします。
これをもって、正式なお申し込みとなりますので大切に保管してください。
４．利用料金のお支払い
施設利用料金（室料）は前納制となっており，支払期限・支払金額は次の表のとおりです。料金は，請求書に記載されております支払い期限までに現金または銀 行振込でお支払いください。指定の期日までに利用料の入金が確認されない場合には，利用承認を取消させていただくこともございますので，あらかじめこ了承 ください。
| 支払期限 | 支払金額 |
|---|---|
| 利用日の1年前まで | 施設利用料の10％ |
| 利用日の3か月前まで | 施設利用料の50％（前請求とあわせて） |
| 利用日の1か月前まで | 施設利用料の全額（前請求とあわせて） |
※ 現金の場合は，会議場管理事務室にご持参の上お支払いください。
※ 振込の場合の振込手数料は，お客様のご負担とさせていただいております。
※ キャンセルの際，お支払いいただいた利用料金はお返しできません。また、ご請求済の金額もお支払いいただきますので、あらかじめご了承ください。
５．利用内容の変更・取消
利用内容等に変更または取消等が生じた場合は、速やかに当会議場までご連絡ください。
変更の手続き
利用承認書発行後に利用内容を変更する場合は、変更承認申請書を提出していただきます。申請内容等を審査した後、利用変更承認書を交付します。
利用料金の返還
お支払いいただいた利用料金の返還はいたしません。また、ご請求済の金額もお支払いいただきます。ただし、お客様の責めに帰することができない事由により利用ができなくなったとき、その他茨城県知事が特に認めるときは、お支払いいただいた利用料金の全部または一部を返還させていただく場合があります。
６．利用内容の打ち合わせ
会場のレイアウトや付属設備について、利用開始日の約2か月前から打ち合わせをさせていただきます。会場の下見や打ち合わせをご希望の際には、事前にご連絡ください。
| 打ち合わせ内容 |
|---|
| ・実施の概要、スケジュール |
| ・会場レイアウト、受付の有無 |
| ・付属設備の利用、持ち込み機材の有無 |
| ・荷物の搬出入計画 |
| ・飲食・ケータリング |
７．会場の準備
レイアウト
会議室内に備付けの机・椅子等のレイアウトは、会議利用の開始時に限り当会議場の負担で行います。（多目的ホール控室101、控室201は除きます。）
※途中のレイアウト変更は、お客様で行ってください。会議場側で行う場合には別途料金がかかります。
付属設備・機器
電気機器を持ち込まれる場合は、1区分1kw毎の料金を申し受けます。
※持ち込まれる機器・備品の内容等については、打ち合わせの際にお申し出ください。
※無線マイクの持ち込みはご遠慮ください。
※付属設備、機器の操作は、原則としてお客様が行ってください。（調整室内及び一部の機器は除きます。）
※会議場側での操作をご希望の場合は、別途料金がかかります。
搬入・搬出
◎搬入・搬出のスケジュールは、調整させていただくことがあります。
◎床を傷つける恐れがある場合は、養生をお願いします。
◎台車等を用いる場合や重量物等の搬入・搬出は、専用の搬入口からお願いします。
宅配管理
事前に荷物を会場へ発送する場合は、必ず催事担当者にご確認ください。荷物の大ささや個数により、保管場所となる会場をお借りいただく場合があります。
８．利用当日
チェックイン・アウト
◎利用当日は、「利用承認書」をご持参のうえ、あらかじめ管理事務室にお越しください。
時間になりましたら、開錠となります。
◎利用終了後は、会議室の内線電話にて管理事務室までご連絡いただくか、管理事務室までお越しください
催事担当者がお伺いし、会場の確認をいたします。
利用時間の厳守
◎利用時間には準備から退場までの時間が含まれます。会場の設営・撤去等のために所定の利用時間以外の時間をご希望の場合は延長料金を申し受けます。
※準備・撤去等に必要な時間をご確認のうえ、事前にご連絡ください。
入場定員の厳守
◎会場の収容人数は、定員を超えないようにしてください。
電話の取り扱い
◎外部からの電話を会場へお取次ぎすることはできません。また、放送設備を利用してのお呼び出しはできませんのであらかじめご了承ください。
※あらかじめダイヤルイン（電話番号付加）サービスをご利用ください。打ち合わせの段階で利用当日の電話番号が分かります。
◎会議場外への通話料は、施設利用終了後に精算させていただきます。受信人払いの通話はご利用になれません。
飲食・禁煙
◎飲食及び喫煙は指定された場所でお願いします。
※Leo Esaki メインホール（大ホール）・中ホール内での飲食は原則禁止させていただきます。
◎会議等参加者への飲食物の提供については、事前にご相談ください。
利用終了後
◎利用により生じたゴミ等は、必ずお客様の負担において搬出・清掃を行ってください。
※ゴミの処分をご希望の場合は、実費にて承ります。催事担当者にご相談ください。
９．ご精算
付属設備利用料金その他の料金は利用後の精算払いとなります。請求書に記載されております支払期限までに現金または銀行振込でお支払いください。
※ 現金の場合は，管理事務室にてお支払いください。
※ 振込の場合の振込手数料は，お客様のご負担とさせていただいております
